Muitos amigos que trocam o Pc pelo Mac me perguntam, “o Mac não tem Outlook, e agora?”. Sinceramente eu ainda não entendi o grande apelo do Outlook, já que não o uso há anos, quem sabe eu poderia estar desatualizado. Mas acredito que meus argumentos estejam um pouco acima da questão de qualquer melhora que a Microsoft implemente no Outlook. Não gosto mesmo é de aplicativo desktop para emails.
Vejam que comparar Outlook com Gmail é a mesma coisa que comparar Banana com Maçã. Usuários corporativos nunca poderiam usar o Gmail como primeira opção. A comparação serve mais pro usuário doméstico como referência e até para mostrar como o Google vem melhorando o Gmail. Talvez ele seja a aplicação web mais utilizada hoje.
Estava lendo um interessante artigo no site Lifehacker sobre uma comparação do Outlook com o Gmail. Vou colocar meus argumentos e discutir outros que estavam neste artigo pois acho que são questões relevantes.
1. Acessar Email Sem Estar Conectado a Internet. Existiu uma era onde você para estar conectado a internet precisava estar em casa, não tinha lan house, não tinha celular e não tinha como você ver seu email. Hoje, existe internet em qualquer lugar e até por celular você consegue acessar seus novos emails no caso do Gmail. Se você quer acessar os antigos sem estar conectado a internet você teria que baixar eles previamente pro Outlook, porém o Gmail agora permite acesso offline através do Google Gears.
2. Backup dos Emails. Muita gente acha que seus emails só estarão seguros no seu computador, enquanto as mensagens estão num servidor externo, sentem-se inseguras. Agora eu faço uma pergunta:
Você confiaria mais nos servidores Google ou no seu Pentium em casa?
Não existe nada a temer em deixar os emails no Gmail, até porque de lá você pode acessar de onde quiser. Aquele arquivo pst que o Outlook armazena as mensagens pode ficar corrompido, crescer loucamente de tamanho, pode se perder com um problema no disco rígido ou com um vírus. Não acho seguro e já passei por estes problemas.
3. Segurança. Seu Outlook possui senha? A maioria das pessoas que eu conheço não usam senha. O Gmail tem, e tem também um log de acessos. Basta ir no rodapé da página do Gmail que lá tem quando você acessou o email e ainda clicando em “detalhes” vai para um relatório mais detalhado.
4. Organização em pastas. O Outlook permite organizar em pastas, subpastas, etc. No Gmail dá pra fazer a mesma coisa através dos marcadores e filtros automáticos tirando a questão de subpastas. Ainda pode organizar por cores o que foi implementado no Outlook 2007. contudo no Gmail não dá para arrastar os marcadores e também não permite criar subpastas.
5. Pesquisa por Mensagens. Este é um quesito que o Outlook perde feio, pois é lento demais e foi até melhorado na versão 2007. Já o Gmail tem todas maravilhas que as pesquisa do Google fornece. É preciso saber pesquisar no Gmail, existem palavras chaves como:
from:gustavo to:maria has:attachment xls is:unread
Esta pesquisa mostraria as mensagens do gustavo enviadas para maria com anexos em formato xls que não foram lidas.
Leia meu artigo sobre dicas para pesquisa no Gmail.
O Outlook tem uma ligeira vantagem de pesquisar dentro dos anexos mas a velocidade do Gmail ainda é muito melhor.
6. Regras e Filtros. Aparentemente as regras do Outlook são bem genéricas e permitem muitas opções porém no Gmail você atinge os objetivos mais comuns em menos tempo.
O Gmail permite testar o filtro antes de guarda-lo. Basta clicar no botão de teste para ver as mensagens que serial filtradas.
Eu quando usava Outlook tinha um grande problema de perder meus filtros quando trocava de computador. Não sei se hoje é possível exportar os filtros para um arquivo mas é mais uma preocupação na hora do backup.
7. Filtros Anti Spam. Outro quesito que o Gmail ganha de longe. O Outlook não uma proteção anti-spam efetiva até porque você tem que baixar o email para ele se classificado como spam. Já no Google isso é automático. Uso o Google Hosted Apps na minha empresa para gerenciar os e-mails e quase não tenho problema com spam.
8. Contatos. Mesmo que você não mantenha sua lista de contatos atualizada, o Gmail monta um banco de dados conforme as mensagens que você envia e recebe frequentemente. Isso pode ser ruim para quem gosta da lista de contatos limpa o que fez recentemente com que o Google colocasse uma opção para que o Gmail não fizesse isso automaticamente. Eu agradeci.
O Outlook também guarda uma lista dos endereços mais utilizados num arquivo do tipo NK2 de difícil gerenciamento.
O Gmail permite importar listas de contatos externas através de arquivo CSV o que o Outlook também faz.
O Outlook é melhor para sincronizar com celulares e PDAs. O que eu faço no meu Mac é manter meus contatos atualizados para sincronizar no celular via iSync. Uso os contatos do Gmail somente para emails.
Acredito que seja difícil comparar o Outlook e Gmail quanto a contatos porém vejo que os dois têm bastante recursos e como eu não uso o Outlook não sinto falta de nada no meu Gmail.
9. Espaço de Armazenamento. Gmail oferece hoje quase 7GB grátis. São 7GB do seu computador que você deixa de usar, de ter que fazer backup e se preocupar. Leia meu artigo de como importar pst do Outlook para o Gmail.
10. Suporte. Outlook ganha pois o Gmail não tem suporte, porém qual o usuário doméstico que precisa de suporte no Outlook? E se você precisa, deveria ter até porque você pagou pra Microsoft pelo software.
Abandonar o Outlook foi algo que fiz sem me arrepender. Hoje todas minhas mensagens estão num só lugar de forma segura e não preciso me preocupar em fazer backup delas no meu computador. Com certeza se eu usasse o Outlook, seria com o Gmail no modo IMAP que é muito mais avançado que o POP. Não ocupa meu espaço nem tempo. Mas acredito que existam pessoas que preferem Outlook ou outros clientes offline de e-mail. O fato é que o Gmail vem se tornando cada vez melhor e oferecendo soluções práticas para seu dia-a-dia.
A pergunta fica no ar: O Gmail Substitui e é Melhor que Outlook?
Leia mais: Como usar o Gmail no seu domínio .com.br
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